Esses é um dos itens essenciais a serem observados em um negócio e, por essa razão, vamos detalhar nesta matéria a obrigatoriedade do livro Caixa nas empresas optantes pelo Simples Nacional.

O que é livro caixa?

O livro Caixa é um documento que é registrado o fluxo financeiro, ou seja, as entradas e saídas de capital de uma empresa.

Entre muitas regras que devemos observar, é preciso estar atento ao registro, pois, é preciso que sejam feitos em ordem cronológica indicando-se, mês e ano.

Mas a utilização do Livro Caixa é facultativa para as empresas que não são optantes do Simples Nacional. 

Já para aquelas que se enquadram no Simples Nacional, é obrigatório manter o registro, sendo assim vamos conhecer mais detalhes sobre a estrutura deste documento.

Como é estruturado um livro caixa?

Se a sua empresa optou pelo Simples Nacional é muito importante estar atento e conhecer qual é a estrutura que esse documento deve ter.

No geral é preciso observar com atenção os seguintes itens: Data, histórico, crédito, débito e saldo total.

E agora vamos entender cada um deles.

Data – Esse é o primeiro item a ser observado na hora de construir o documento.

Portanto, observe o saldo anterior constatado na data de início do Livro Caixa.

Histórico – Nessa coluna é onde estarão registrados efetivamente as ações da companhia, o fluxo financeiro em si.

Indique se é um pagamento ou um recebimento, descreva o motivo e informe o valor correspondente.

Crédito – Nessa coluna devem ser informadas todas as entradas de dinheiro na empresa.

Débito – Nessa coluna devem ser informadas todas as entradas de dinheiro na empresa.

Saldo total – Aqui deve ser informado o saldo do dia, para isso, realize o seguinte cálculo: saldo anterior + valores recebidos – valores debitados.

Software de gestão financeira substitui o livro caixa?

É muito similar a contabilidade da empresa e as informações que são registradas no Livro Caixa.

O livro caixa é uma forma resumida de comunicar aos órgãos competentes todo o registro financeiro de uma companhia.

Realizar as tarefas de gestão financeira em um software certamente facilita muito o trabalho, além de ter a oportunidade de automatizar muitas tarefas, como o registro imediato de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais emitidas, tudo fica mais organizado.

Sendo assim, não se trata de substituir um pelo outro, mas sim de usar os softwares de gestão financeira como ferramenta necessária para elaboração do Livro Caixa.

Mesmo em empresas com volume menor de transações esse tipo de suporte pode ser bastante útil.

Como se dá a escrituração do livro caixa?

Esse processo de escrituração do livro caixa é o ato em si do registro de fluxos monetários. 

Basicamente, o documento pode ser dividido em três partes principais, nas quais estão compreendidos os itens estruturais que já mencionamos anteriormente.

Termo de Abertura – Parte Inicial do Livro Caixa, aqui deve ser indicada a finalidade do documento, o nome da empresa e as suas informações essenciais, como endereço completo e CNPJ. 

É preciso indicar ainda o número de folhas e a data, o documento deve estar assinado.

Folhas de Escrituração – Neste devem ser inseridos os valores, ou seja, as entradas e saídas de capital. 

Organize as informações por data e disponha-as de forma individual.

Termo de Encerramento – Essa é a última página do documento e nela devem ser reafirmados os dados presentes na página inicial bem como data e assinatura do responsável.

Algumas dicas gerais para uma boa gestão de fluxo de caixa

Já falamos acima alguns conselhos para que você faça um Livro Caixa de maneira eficiente, mas convém ressaltar alguns aspectos que resultam em uma boa gestão financeira como um todo. 

O uso de um software de gestão, por exemplo, é igualmente benéfico.

Além de permitir acesso às informações em tempo real, múltiplos membros de uma mesma equipe podem ter acesso aos dados a partir de qualquer lugar.

Em grandes empresas os profissionais de contabilidade são os responsáveis por acompanhar mais de perto esses fluxos.

É importante que a transição de informações envolva todos os setores, pois, um centavo gasto é um centavo que precisa estar descrito no fluxo de caixa.

Caso contrário seu cliente corre o risco de planejar sobre uma projeção de base pouca sólida e o resultado disso pode ser desastroso.

E por último vale ressaltar que é importante realizar relatórios mensais ou periódicos, se o contrato com o seu cliente prever essa possibilidade.

Esses dados devem ser analisados pelos acionistas, pelos proprietários ou pelos gestores, de forma a identificar se há margem para redução dos gastos ou mesmo oportunidades para ampliar as receitas mediante investimentos.

Conclusão

É essencial refletir sobre as informações obtidas e, não apenas arquivar o documento, pois, o papel do profissional de contabilidade moderno é ser proativo, oferecendo elementos de grande valia na tomada de decisões.