Os honorários são as receitas das empresas contábeis e precisam estar muito bem definidos para que o financeiro só se preocupe em receber esses valores, pagar o que é devido destinar o lucro aos propósitos dos donos da empresa.

Para que esse processo seja simples quanto parece, todas as variáveis sobre os honorários devem funcionar como engrenagens de um relógio suíço.

Precificar honorários

Uma empresa contábil pode prestar inúmeros tipos de serviços e para isso ela vai precisar de uma estrutura, colaboradores capacitados e atender uma rotina de trabalho.

Atualmente é possível encontrar diversos modelos para acomodar da melhor maneira o operacional de uma empresa contábil, com opções que vão dos mais tradicionais ao teletrabalho e até terceirização, maximizando assim os recursos, porém o custo operacional sempre existirá e ele será um dos pilares para a precificação.

Escolha de fornecedores também entram na conta mesmo fazendo parte do custo operacional, deve-se dar uma atenção estratégica pois, além de impactar nos valores, também influenciará o desempenho da sua empresa, principalmente nos quesitos de tecnologia tanto de profissionais quanto software e hardware.

A concorrência é outro pilar que deverá ser analisado e neste passo deve-se tomar muito cuidado, pois oferecer um preço muito abaixo do mercado sem planejamento pode complicar a empresa no futuro, sem contar que dependendo da sua abordagem, ela pode ser considerada anti-ética.

Por fim a percepção de mercado deve ser levada em conta. Como sua empresa quer ser vista por seus clientes? Melhor custo beneficio ou a mais desejada. Em qualquer lugar que sua empresa esteja entre essas duas opções, precisarão existir diferenciais que justifiquem a percepção.

Com todos esses fatores analisados sua empresa terá um valor a cobrar e um serviço para entregar.

Então quando os clientes chegarem tudo deverá estar preparado para que não haja nenhuma surpresa para nenhuma das partes.

Para isso um bom contrato é fundamental e tudo referente aos honorários que deverão ser pagos para sua empresa contábil estarão contemplados nele, mas antes é preciso ter um planejamento adequado para cada um dos pontos.

Reajuste de honorários

Uma política ágil de reajuste de honorários é fundamental. Tudo fará parte da sua estratégia. As duas opções mais comuns são:

Ajuste anual em uma única data para todos os clientes, tendo o benefício de ser mais prática, porém pode ser delicado explicar para um cliente que com apenas 2 meses de contrato irá ter seu contrato reajustado.

A outra opção é a de reajuste dos honorários contábeis no mês de aniversário do contrato de prestação de serviço, mais indicada, porém demanda mais controle. Contudo existem sistemas que podem ajudar nessa questão.

Honorários para serviços extras

Por mais que seu contrato de prestação de serviços contábeis preveja a maioria das situações e sua cobrança mensal dos honorários cubra essas situações, existirão demandas extraordinárias que irão necessitar de cobrança extra àquele pacote contratado pelo cliente.

Nesses momentos será fundamental apresentar uma fatura detalhada ao cliente, onde ele possa ter um demonstrativo de tudo que foi solicitado além do combinado e por isso cobrado a mais.

Honorários atrasados

Tão necessária quanto a política de reajuste é necessária uma política para a cobrança dos honorários atrasados.

Sua empresa precisará estar preparada para a inadimplência, regras claras quanto a prestação do serviço contábil e suas consequências em casos de maiores atrasos.

Quanto tempo inadimplente um cliente pode ficar até ter todos os serviços cortados?
Sua empresa irá protestar clientes com débito?
Existirá uma política de renegociação desses débitos?
Quando um contrato deve ser cancelado?

Tudo isso deve estar previsto em contrato.

Contrato de prestação de serviços contábeis

Todas as variáveis referentes aos honorários contábeis devem estar contempladas em um contrato de prestação de serviços entre a sua empresa contábil e seu cliente, garantindo transparência.

Além de garantir as obrigações de cada um dos lados um contrato de prestação de serviços bem elaborado demonstra maior seriedade. Acredite isso é um diferencial importante.

Sistema de cobrança de honorários contábeis

A partir do momento que o contrato de prestação de serviços contábeis é assinado, sua empresa deve estar pronta para fazer a cobrança recorrente desses honorários.

Então a cada mês sua empresa irá preparar uma fatura detalhada dos serviços contábeis prestados, caso tenha existido serviços extras, estes também deverão estar demonstrados.

Um boleto deverá ser emitido para receber o honorário contábil na conta corrente da sua empresa.

Também deverá ser emitida a nota fiscal de serviço.

Após isso, garantir a entrega desses documentos em tempo hábil ao cliente para que ele possa efetuar o pagamento.

Depois monitorar o recebimento desses pagamentos

Esse processo repetido com a devida atenção para cada cliente pode ser bastante demorado dependendo de como é feita a gestão dessas rotinas.

Sistema ideal

O ideal é ter um sistema que automatize o máximo de processos possíveis para que o faturamento e a entrega dos honorários contábeis tenha a mínima intervenção humana, garantindo assim rapidez e evitando erros.

Se o sistema for desenvolvido exclusivamente para o segmento contábil a gestão e eficiência ficam melhores, pois o sistema está preparado para atender as demandas das empresas contábeis.

Em menos de 24 horas

Com uma boa gestão e sistema adequado, todo o processo de faturamento e entrega dos honorários contábeis pode ser feito em menos de 24 horas. Com apenas um colaborador responsável pela tarefa é possível:

• Gerar todas as faturas com detalhamento dos serviços prestados;
   
• Emitir todos os boletos registrados de um ou mais bancos para recebimento dos honorários contábeis, com a disponibilidade do DDA no internet banking do cliente;
   
• Emitir todas as notas fiscais de serviço sem a necessidade de entrar no sistema da prefeitura manualmente;
   
• Disponibilizar a cobrança na nuvem pronta para que o cliente acesse facilmente, apenas um documento PDF contém tudo que o cliente necessita fatura, boleto e nota fiscal;
   
• Enviar notificação do email da empresa com link de acesso para todos os clientes de uma única vez sem necessidade de entrar na ferramenta de email.

Monitoramento ativo

Durante a data de emissão e a data de vencimento dos honorários contábeis, é possível monitorar pelo sistema se o cliente acessou ou não a cobrança. Desta maneira pode ser estipulada uma estratégia de contato ativo com intuito de reduzir a inadimplência.

Sabendo quem são os clientes que não acessaram a cobrança com um dia para o vencimento, um colaborador pode entrar em contato com esse cliente e questionar se ele teve algum problema para acessar a cobrança pois, foi constatado que a cobrança não foi acessada.

Assim o cliente que não acessou teria um lembrete a mais, e se por algum motivo ele não conseguiu acessar, por exemplo o cliente ficou sem internet, o colaborador pode fornecer um envio alternativo, talvez via portador.

Baixa automática

Uma vez que a cobrança foi disponibilizada para o cliente, a qualquer momento os pagamentos dos honorários contábeis poderão ser efetuados e para dar a baixa, basta que uma vez por dia o arquivo retorno do banco seja carregado no sistema e todos os pagamentos efetuados terão sua baixa feita de maneira automática.

Cobrança através de múltiplos bancos O mercado financeiro está cada vez mais dinâmico e não param de aparecer novidades, não existe motivo para ficar preso à uma única instituição financeira.

Para aproveitar oportunidades e conseguir vantagens financeiras sua cobrança também deve ser dinâmica.

Ser capaz de trocar a cobrança de banco quando bem entender pode economizar muito dinheiro com tarifas e esse processo deve ser simples e o sistema tem que estar preparado para isso.

Outro fator estratégico por questões de aplicações e investimentos pode demandar a necessidade de cobrar seus honorários contábeis por grupos de clientes e isso pode significar utilizar bancos diferentes para cada grupo.

Honorários sem atravessadores

Neste sistema, sua empresa contábil gera boletos homologados pelo banco, direto para sua conta corrente, por esse motivo o dinheiro estará na conta logo após a compensação do boleto.

Sem cobranças percentuais sobre o valor do boleto.

Normalmente a taxa cobrada é aquela que sua empresa negociou com o banco para o registro do boleto, dependendo do banco, podem haver outros custos para manutenção dos boletos, mas nunca percentual sobre o valor total do boleto.

Diferente dos chamados gateways de pagamento, onde na maioria dos casos o dinheiro cai primeiro na conta da empresa gateway, com diferentes prazos estipulados para que o dinheiro seja liberado para resgate e com cobrança percentual sobre o valor do boleto.

Cobrança de honorários atrasados com multa e juros

Todos os boletos gerados pelo sistema podem ser configurados para que após o vencimento sejam cobrados multa e juros.

O cliente pode pagar o boleto vencido em qualquer banco ou mesmo no internet banking, pois as informações de multa e juros já foram registradas e todos os bancos estarão aptos a fazer esse cálculo até mesmo no DDA.

Carta de cobrança para honorários contábeis em atraso

Sistematizar a notificação de débitos em aberto é muito importante para economia de tempo e transparência.

Uma vez que é possível ter uma carta de cobrança padrão da empresa contábil automatizada, a empresa pode introduzir o tema da melhor maneira que preferir e a parte sistematizada demonstrará todos os débitos em aberto do cliente, separados por meses com os cálculos de multa e juros aplicados automaticamente.

Essa carta pode ser enviada para todos os clientes selecionados com débitos por email ou impressa por correio.

Desta maneira os colaboradores poderão cuidar pontualmente dos casos mais complexos, pois os inadimplentes esporádicos já foram notificados recuperando assim boa parte dos honorários contábeis pelos quais sua empresa já trabalhou.

Envio de reajuste de honorários contábeis automático

Todos os anos seus clientes terão reajustes conforme o contrato de prestação de serviços e como todas as informações financeiras dos clientes já estão no sistema, basta atualizar o índice do reajuste e disponibilizar a carta de reajuste na nuvem ou imprimir para envio postal.

Independente do método que sua empresa contábil escolheu trabalhar com reajustes, a possibilidade de enviar a carta de reajuste para todos os clientes de uma vez, deixa o processo impessoal e rápido sem a necessidade de cálculos manuais de cliente a cliente, podendo ser reajustados todos os clientes em uma única data específica uma vez por ano ou no mês de aniversário do contrato.

Apontamento de serviços extras

A cobrança do pacote mensal de honorários já está definida via contrato, porém serviços extras podem aparecer a qualquer momento então a possibilidade de apontar um serviço extra no sistema no momento em que o serviço é executado, deve ser uma coisa simples para que no momento do fechamento do mês a cobrança automática seja rodada e tudo esteja apurado.

Por isso o sistema deve prever o cadastro e precificação para tais serviços e no momento do lançamento, basta escolher um item na lista de serviços extras que todos os cálculos serão feitos, inclusive quando houver o reajuste anual dos honorários contábeis a alíquota aplicada poderá reajustar também os serviços extras.